Za účelem shromažďování a dlouhodobé archivace elektronických publikací vydaných pracovišti AV ČR mají jednotlivá pracoviště AV ČR povinnost předávat elektronické publikace Knihovně AV ČR. Tato povinnost je stanovena v hromadných dopisech člena Akademické rady AV ČR č. 5/2018 a č.18/2008.

Pro předání elektronických dokumentů je nutné mezi KNAV a příslušným pracovištěm uzavřít rámcovou licenční smlouvu. Na základě této smlouvy je následně při předání elektronických publikací vytvořena licenční smlouva specifikující předávané dokumenty a způsob jejich zpřístupnění v digitální knihovně: 

• Pouze na místě samém (počítačích ve studovně KNAV),
• Pro čtenáře KNAV a zaměstnance daného pracoviště AV ČR,
• Pro všechna pracoviště AV ČR,
• volně bez omezení prostřednictvím internetu,
• pouze na místě samém po sjednanou dobu (embargo) a dále volně.

Předávání elektronických publikací je možné provádět průběžně nebo např. jen jednou ročně. Dokumenty je nejlepší zasílat ve formátu PDF/A nebo EPUB a pokud je to možné, v kompletním stavu. Doporučena je služba FileSender (návod ZDE). V případě jakýchkoliv dotazů nebo žádosti o zaslání vzoru smlouvy se neváhejte obrátit přímo na Oddělení pro digitální knihovnu: dlib@lib.cas.cz, případně na tel. 221 403 253 / 221 403 264. 

Předané dokumenty jsou zpřístupněny v Digitální knihovně AV ČR, kde je pro ně možné také po domluvě zřídit virtuální sbírky. Zároveň jsou uloženy na archivním úložiště pro zajištění jejich dlouhodobé ochrany.