Na pracovištích Akademie věd České republiky (AV ČR) vznikají publikační a aplikační výsledky vědecké činnosti a záznamy o těchto výsledcích jsou již od roku 1994 evidovány v bibliografické databázi ASEP (Automatizovaný Systém Evidence Publikací).
V roce 1993 byla Knihovna AV ČR pověřena Akademickou radou AV ČR zajistit uložení bibliografických záznamů o vědeckých výstupech, které vznikají v rámci AV ČR. Pod vedením tehdejší ředitelky Ivany Kadlecové a jejího spolupracovníka Antonína Vítka vznikl tým, který nadefinoval strukturu databáze, vytvořil popis jednotlivých polí a vybral druhy ukládaných dokumentů. Tak vznikla databáze ASEP.
V osmdesátých letech vyvinulo UNESCO software CDS/ISIS, který se osvědčil jako vhodný nástroj pro správu textových dat a bibliografických databází v knihovnách, archívech a dokumentačních centrech. Tento software začaly používat pro správu svých bibliografických databází i některé ústavy AV ČR. Pro databázi ASEP byl zvolen systém CDS/ISIS, jednotlivá pracoviště měla na svých počítačích nainstalovaný program ASEPIN, který sloužil k vytvoření textového souboru s popisem výstupů. Data byla předána na disketě do KNAV a naimportována do databáze ASEP. Vybrané výstupy z ASEP byly přenášeny opět na disketě (tentokrát ve formátu dbf) na Úřad vlády, kde byla data naimportována do právě vznikající databáze RIV (Rejstřík informací o vědeckých výsledcích) národního systému VaVaI. Do roku 2003 bylo vše offline, což už si dnes nedovedeme představit.
Koncem devadesátých let probíhal v českých knihovnách přechod do online světa, přičemž knihovny měly k dispozici širokou škálu knihovních systémů. V Knihovně Akademie věd (KNAV) byl nejprve zvolen systém BIBIS, který později nahradil systém ALEPH, jenž se používá dodnes. Pro evidenci publikací však bylo méně možností výběru, a dostupné byly systémy OBD a ARL. Pro potřeby ASEPu se jako vhodnější ukázal modul Evidence publikací v rámci knihovního systému Advanced Rapid Library (ARL).
Všechny bibliografické záznamy ze systému CDS/ISIS byly převedeny do systému ARL, což nebylo složité, protože databáze ASEP měla dobře nadefinovanou strukturu, která se opírala o knihovnické standardy – autority autorů a ústavů, ISSN, ISBN, UNIMARC. Převedení mělo výhody pro všechny uživatele – zpracovatelé měli k dispozici online formuláře, které jim zjednodušily zápis a uživatelé mohli vyhledávat záznamy v online katalogu systému ARL.
Velkou výhodou systému ARL bylo a je dosud, že administrátoři ASEP z KNAV se mohou aktivně podílet na jeho vývoji. Systém zpracování je stále stejný, vkladatel vyplní formulář a zveřejní záznam v online katalogu. Datová struktura se v průběhu let rozšířila o nová pole, ukládají se další druhy dokumentů, věnuje se pozornost uložení standardů – využíváme perzistentní identifikátory autorů (ORCID, RID, SCOPUS ID, RIV ID) institucí (ROR) a digitálních objektů (HANDLE, DOI). Zpracovatel si v uživatelském účtu „myASEP“ importuje záznamy z databáze WOS nebo SCOPUS a nemusí ve formuláři vypisovat všechna pole. Vybrané záznamy z ASEP si sklízejí další systémy: OpenAIRE, NÚŠL, systém pro hodnocení v AV ČR, Google Scholar. Záznamy z ASEP lze vyexportovat přes formát BibTeX do ORCID.
V průběhu let vznikly nad databází ASEP tři nadstavby: webová aplikace Analytika ASEP (2015), ASEP – repozitář plných textů (2012) a ASEP – datový repozitář (2018).
Analytika ASEP je webová aplikace, která využila API systému ARL k vytvoření bibliografických, grafických a bibliometrických výstupů pro ústavy, oddělení ústavů, autory ústavů i celou AV ČR.
Repozitář plných textů umožňuje uložení plných textů k záznamům. U každého je uveden přístup k dokumentu, zda je k okamžitému stažení (open access) nebo na vyžádání.
Do datového repozitáře se ukládají metadatové záznamy, které popisují uložené datové soubory. Je možné vytvořit i popis pro datové soubory, které jsou uloženy na úložištích, která neposkytují možnost záznamy opatřit metadaty (např. ústavní servery). Vkladatel musí vždy uvést licenci, tedy pokyny, jak má uživatel nakládat se soubory, které si stáhne. Bibliografické a datové záznamy v systému ASEP lze vzájemně propojit, což umožňuje sledovat, na jakých datech je založen výzkum popsaný v publikaci. Každý záznam v ASEP má přidělen jednoznačný identifikátor HANDLE a záznamy s uloženým datovým souborem i DOI. Struktura dat odpovídá standardu DataCite.
Schéma zobrazuje systém ASEP a jeho tři nadstavby, spolu se systémy, které v roce 2024 sklízí záznamy z ASEP a z nichž jsou záznamy do ASEP importovány či exportovány.
Od roku 2024 je datový repozitář ASEP/ARL zapojen do národního projektu, na jehož základě vznikne Národní repozitářová platforma pro výzkumná data (NRP). Úpravy a vývoj datového repozitáře ASEP/ARL v prvním roce řešení projektu odpovídají požadavkům stanoveným v projektové dokumentaci. Byly vytvořeny formáty JSON a DataCite, které umožňují sklízení datových záznamů do Národního metadatového adresáře (NMA). Současně se upravuje API systému ASEP/ARL, aby splňovalo požadavky na interoperabilitu se systémy jako Fair Wizard, DataCite nebo ORCID. Workflow repozitáře se rozšiřuje tak, aby umožňovalo zapojení data stewardů a kurátorů z jednotlivých pracovišť. Probíhá také testování propojení systému ASEP/ARL s platformou S3.
Zapojením datového repozitáře ASEP/ARL jako jednoho ze tří systémů v rámci platformy NRP zahajujeme novou etapu vývoje – přípravu na využití repozitáře dalšími subjekty.
Podrobné informace o systému ASEP a jeho aktuálním vývoji jsou dostupné na webových stránkách systému ASEP.
