Ústavy Akademie věd již téměř 20 let ukládají bibliografické záznamy o výsledcích publikační činnosti a aplikovaného výzkumu do databáze ASEP, která je uložena v knihovním systému ARL. V říjnu 2010 Akademická rada schválila „Politiku otevřeného přístupu“ a Knihovna AV ČR (KNAV), která je správcem databáze ASEP, dostala za úkol zajistit ukládání plných textů k bibliografickým záznamům – vytvořit repozitář.
Od 2. ledna 2012 mohou pracoviště AV ČR ukládat plné texty ke všem bibliografickým záznamům, které jsou uloženy v databázi ASEP a plné texty jsou zveřejněny v on-line katalogu systému ARL.
Podmínkou pro ukládání plných textů do systému je podepsání rámcové licenční smlouvy mezi ústavem a KNAV, kterou na začátku roku 2012 podepsalo 26 pracovišť. Zpracovatelé ústavů jsou následně důkladně proškoleni, aby nedošlo k porušení licenčních ujednání s vydavateli. U každého plného textu je prověřeno, zda vůbec může být uložen do repozitáře a jakou verzi (preprint či postprint) vydavatel povoluje.
Plné texty dokumentů jsou k dispozici buď na vyžádání, nebo jsou volně ke stažení. Následující dva příklady ukazují, jak se v on-line katalogu zobrazí informace o přiloženém plném textu.
Příklad bibliografického záznamu s přiloženým plným textem, který je k dispozici na vyžádání (pro zvětšení obrázku na něj klikněte).
Příklad bibliografického záznamu s přiloženým plným textem, který je možno ihned stáhnout (pro zvětšení obrázku na něj klikněte).
Po prvních dvou měsících provozu institucionálního repozitáře je v systému uloženo 565 plných textů. Proškolení zpracovatelů proběhlo bez zásadních technických problémů a na základě praktických zkušeností postupně upravujeme systém tak, aby byl uživatelsky přívětivý.