Institucionální repozitář Akademie věd vznikl jako nadstavba knihovního systému Advanced Rapid Library (ARL), v jehož databázi jsou evidovány bibliografické záznamy o vědeckých výstupech základního výzkumu, které vznikají v ústavech Akademie věd od roku 1993. K bibliografickým záznamům uloženým v databázi ASEP a zveřejněným v online katalogu lze od 2. ledna 2012 vkládat nejen plný text, ale i další přílohy – tabulky, obrázky, prezentace, audio a video výstupy.
Repozitář je připraven pro všechna pracoviště Akademie věd. Jedinou podmínkou pro to, aby mohl ústav začít ukládat plné texty do repozitáře, je podpis smlouvy mezi ústavem a Knihovnou AV ČR (KNAV). Smlouvu zatím podepsalo 28 pracovišť, v lednu 2012 proběhla školení zpracovatelů a následně se začal repozitář plnit plnými texty.
| Ústavy se smlouvou | Ústavy bez smlouvy | Počet plných textů | |
| I. vědní oblast | 9 | 9 | 662 |
| II. vědní oblast | 8 | 10 | 309 |
| III. vědní oblast | 11 | 6 | 440 |
| CELKEM | 28 | 25 | 1 411 |
V průběhu celého roku se na základě praktických zkušeností upravovalo „workflow“, které byť bylo navrženo na základě zkušeností, které nám poskytli správci jiných repozitářů, teprve s praxí se podařilo odhalit drobné chyby, zbytečné operace a případné nejasnosti při zpracování. Během roku 2012 jsme budovali technickou a právní metodickou podporu pro zpracovatele.
Zajistit technické zázemí nebylo tak složité, protože systém ARL, do kterého byla data ASEPu převedena v roce 2005 ze systému CDS ISIS, se neustále vyvíjí a používá nové IT technologie, jeho rozšíření proběhlo hladce. Vytvořit právní metodiku bylo mnohem složitější a během prvního roku máme připraven základ, který budeme doplňovat a upravovat.
Kdo, co a jak může do repozitáře uložit? Jakou verzi plného textu uložit? Mohu daný plný text uložit vůbec? Komu a jaká verze souboru může být zpřístupněna? Toto jsou otázky, na které bylo potřeba najít srozumitelné odpovědi.
Plné texty se do repozitáře ukládají po přihlášení z hlavní stránky online katalogu. Může je ukládat nejen proškolený zpracovatel, ale i autoři, jejichž plné texty však zpracovatel před uložením zkontroluje. v prvním roce ukládali plné texty pouze zpracovatelé. K jednomu záznamu je možno uložit více souborů, avšak u každého souboru je nutno nastavit jeho příznaky – přístup a verzi. Uživateli se v katalogu zobrazuje, jaká verze souboru je k dispozici (autorský preprint, autorský postprint či vydavatelský postprint) a jaký má soubor přístup. Pokud je soubor označen jako nepřístupný, přístupný jen pro ústav, veřejně přístupný po uplynutí určité doby – v takovém případě uživatel musí o jeho poskytnutí zažádat – vyplní připravený formulář. Veřejně přístupné soubory jsou k dispozici okamžitě.
(Pro zvětšení obrázku na něj klikněte)
Do repozitáře se ukládají plné texty zaměstnaneckých děl a podmínky o jejich uložení resp. zpřístupnění by měly být uvedeny ve smlouvě mezi pracovištěm a vydavatelem. Snažíme se zajistit, aby nebyla porušena licenční politika u souborů, proto KNAV uzavřela smlouvu s vydavatelstvím Elsevier o ukládání autorských postprintů do repozitáře a chystá se oslovit i další vydavatele. Důležitým zdrojem informací o přístupu vydavatelů periodik k uložení plných textů do repozitářů je služba SHERPA/RoMEO. Informace v této databázi jsou velmi přehledné a ti, kteří tuto službu využívají, by se měli snažit, aby zde byly uloženy aktuální informace o licenční politice vydavatelů, u kterých jejich autoři publikují. Ústavy AV ČR vydávají téměř 100 periodik a v SHERPA/RoMEO jsou informace o 17 periodikách. KNAV poskytne ústavům metodickou pomoc, aby se jejich počet zvýšil. Knihovna vydává dva časopisy – Informace a Knihy a dějiny.
(Pro zvětšení obrázku na něj klikněte)
(Pro zvětšení obrázku na něj klikněte)
Podrobné informace o institucionálním repozitáři jsou zveřejněny na webových stránkách ASEP: https://www.lib.cas.cz/asep
(Pro zvětšení obrázku na něj klikněte)
Záznamy s plnými texty lze vyhledat v online katalogu:
http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&ipac25=1
(Pro zvětšení obrázku na něj klikněte)
Pracoviště Akademie věd mají k dispozici spolehlivý systém, který spravuje Knihovna AV ČR, ale jehož vývoj mohou ovlivnit. Uložené plné texty pracoviště jsou archivovány na jednom místě, dokumenty jsou označené permanentním linkem a dostupné přes Internet za použití jakéhokoliv vyhledávače. Jedinou nevýhodou, která je zřejmá, je více práce a zejména zodpovědnosti pro zpracovatele.