Dne 11. října 2012 se v Národní knihovně v Praze (NK ČR) konal Workshop k prioritě 3 „Optimalizovat systém povinného výtisku tištěných dokumentů a zavést systém povinného ukládání elektronických dokumentů“, na který byli pozváni ředitelé či zástupci knihoven s právem povinného výtisku a s právem nabídkové povinnosti. Setkání svolal Ing. Aleš Brožek, ředitel Severočeské vědecké knihovny v Ústí nad Labem, zpravodaj priority 3 a předseda sekce SDRUK pro akvizici.
Účelem workshopu bylo seznámit zúčastněné s aktuálním stavem systému povinného výtisku monografií a periodik, prodiskutovat jeho efektivnost a především možnost zavedení povinného výtisku elektronických knih a časopisů. Značný prostor byl také věnován zprávě z projektu NK ČR edpilot.
O projektu edpilot hovořili Martin Žížala, Edita Lichtenbergová, Bedřich Vychodil a Marek Melichar, kteří projekt v NKP realizovali. Projekt si kladl za cíl průzkum situace na českém trhu s e-publikacemi, otestovaní spolupráce s nakladateli na základě dobrovolnosti, standardizovat akvizici, zpracování a popis e-publikací, to vše s cílem zabránit nenávratnému ztrácení „born-digital“ dokumentů.
Kolegové z NK ČR kontaktovali vydavatele e-knih za účelem získání born-digital dokumentů. Výměnou nabízeli možnost bezplatného, trvalého a bezpečného uložení v systému eDeposit, který byl vytvořen pro projekt edpilot. Systém umožňuje uložení dokumentu ve formátech PDF/A, ePUB, MOBI a také stažení dokumentu a jeho transformaci pro zpřístupnění. Zpřístupnění bude umožněno formou: open access, na základě licence, v budoucnu snad zákonné licence. Systém je začleněn do Národní digitální knihovny.
Nakladatelé jsou k ukládání svých e-publikací do systému skeptičtí, většina také vyčkává, co přinese připravovaná novela Autorského zákona. Co se však ukázalo výhodou pro nakladatele, je skutečnost, že zveřejněním záznamu e‑publikace v katalogu NKP se tato publikace dostane do RIV (kontrolou RIV podle záznamů v katalogu NK ČR), což některé nakladatele k uložení nalákalo.
V rámci projektu bylo otestováno také bibliografické zpracování e-knih. Na ty budou pamatovat nová katalogizační pravidla RDA, která bude NK ČR zavádět v roce 2013–2014. Do té doby si katalogizátoři vystačí s úpravou polí v systému ALEPH. Jednotky se u e-knih nezavádějí, v poli 856 se objeví odkaz na umístění e-knihy. Popisován bude pouze jeden elektronický formát (PDF), ke kterému se doplní další ISBN, které je pro každý formát jedinečné.
Projekt edpilot je v současné době ukončen. Jeho následníkem je nadále probíhající projekt NAKI (Sdílení elektronických publikací v knihovní síti ČR), na kterém již spolupracuje řada nakladatelů a zprostředkovatelů e-knih, několik význačných knihoven a digitálních knihoven.
Na závěr workshopu proběhla diskuse k povinnému výtisku monografií i periodik a byla ustanovena pracovní skupina pro povinný výtisk elektronických periodik pod vedením Edity Lichtenbergové, u které se mohou zájemci do skupiny přihlásit.