Knihovna AV ČR provozuje Digitální knihovnu Akademie věd ČR, ve které jsou dlouhodobě ukládány a zpřístupňovány plné texty seriálů a monografií z produkce ústavů AV ČR. Mimo Digitální knihovnu AV ČR existuje také Institucionální repozitář AV ČR. Ten slouží k ukládání záznamů o publikační aktivitě vědců z AV a není předmětem tohoto článku.
Digitální knihovna AV ČR má dvě součásti, jimiž jsou systém Kramerius a systém EPrints. V nich jsou archivovány a zpřístupněny plné texty a k nim se vztahující bibliografické záznamy.
Plné texty článků jsou získávány jako dokumenty vzniklé v digitální podobě od vydavatelů časopisů a ukládány v systémech EPrints a Orbeon, kde jsou také vytvářeny jejich metadatové záznamy. Další způsob získání plných textů je digitalizace tištěných předloh. Digitalizované plné texty jsou ukládány v systému Kramerius.
Pro tvorbu záznamů jsou využívány systémy Orbeon, Aleph a systém EPrints. Záznamy jsou zpracovávány z online verzí článků, dostupných volně na webu, z digitálních verzí článků, dodávaných redakcemi časopisů a z tištěných verzí článků. Schéma zpracování záznamů článků znázorňuje obrázek 1.
Obrázek 1: Aktuální stav zpracování metadatových záznamů v KNAV
1. Systémy využívané pro zpracování časopiseckých článků v KNAV
Jak již bylo naznačeno výše, pro zpracování v KNAV jsou používány systémy EPrints, Aleph, Orbeon a Kramerius.
1.1 EPrints
Systém EPrints je přístupný na adrese: http://dlib.lib.cas.cz.
EPrints je systém pro provoz digitální knihovny. Má tyto hlavní funkce:
- vkládání plných textů a vytváření záznamů pomocí webového formuláře,
- ukládání plných textů a záznamů do databáze,
- zpřístupnění plných textů a záznamů prostřednictvím webového rozhraní.
Vytváření metadatových záznamů a vkládání plných textů provádějí proškolení zpracovatelé přímo v redakcích příslušných periodik. Tvorba záznamů nemusí probíhat jen manuálně přes formulář. Pokud má zpracovatel k dispozici metadata ve strukturovaném formátu, může je ve spolupráci se správcem systému importovat přímo do databáze. Schéma tvorby metadatových záznamů je znázorněno v obrázku 2.
Metadata jsou ukládána ve formátu EP3. Pravidla pro vyplňování polí nejsou určena.
Obrázek 2: Tvorba metadat v systému EPrints
Zpřístupnění plných textů probíhá na základě licenčních smluv uzavřených s vydavateli časopisů.
Záznamy článků z oborů sociálních a humanitních věd, uložené v systému EPrints, jsou exportovány do databáze Central European Journal of Social Sciences and Humanities (CEJSH). Jedná se o bibliografickou databázi článků ze sociálních a humanitních oborů, která je provozována akademiemi věd sídlícími v zemích Visegrádské čtyřky.
Systém EPrints byl představen na jednání Ediční rady AV ČR v říjnu 2007. Na konci roku 2009 byl zahájen vlastní provoz systému EPrints. Od jeho spuštění do současnosti (červen 2014) v něm bylo vytvořeno 7 779 metadatových záznamů. Ke všem záznamům jsou přidány i plné texty. Jsou zpracovány články z 20 titulů periodik. Z nich 14 vychází v ústavech AV, tři byly dříve akademické, ale jejich vydávání převzal jiný vydavatel, jeden už nevychází a dva mají externí vydavatele. Zpracovanou retrospektivu jednotlivých titulů přehledně shrnuje tabulka 1.
Tabulka 1: Tituly zpracované v systému EPrints
| Název | ISSN | Zpracované roky | Vydavatel |
| Acta onomastica | 1211-4413 | 2006–2013 | ústav AV ČR |
| Acta Universitatis Carolinae. Oeconomica | 1802-4696 | 2007–2013 | externí subjekt |
| Collection of Czechoslovak Chemical Communications | 0010-0765 | 1991–2011 | změna vydavatele |
| Časopis pro moderní filologii | 0862-8459 | 2009–2012 | změna vydavatele |
| Česká literatura | 0009-0468 | 2005–2012 | ústav AV ČR |
| Český lid | 0009-0794 | 2008–2012 | ústav AV ČR |
| Data a výzkum – SDA Info | 1802-8152 | 2007–2013 | ústav AV ČR |
| Engineering Mechanics | 1802-1484 | 2007–2011 | ústav AV ČR |
| Estetika | 0014-1291 | 2006–2014 | změna vydavatele |
| Gender, rovné příležitosti, výzkum | 1213-0028 | 2008–2013 | ústav AV ČR |
| Historica | 1803-7550 | 2009–2013 | ukončeno |
| Hudební věda | 0018-7003 | 2000–2011 | ústav AV ČR |
| Journal of Hydrology and Hydromechanics | 0042-790X | 2001–2013 | externí subjekt |
| Linguistica Pragensia | 0862-8432 | 2005–2012 | změna vydavatele |
| Naše řeč | 0027-8203 | 2008–2013 | ústav AV ČR |
| Naše společnost | 1214-438X | 2008–2010 | ústav AV ČR |
| Slovo a slovesnost | 0037-7031 | 2004–2013 | ústav AV ČR |
| Sociologický časopis | 0038-0288 | 2008–2013 | ústav AV ČR |
| Studie o rukopisech | 0585-5691 | 2005–2013 | ústav AV ČR |
| Teorie vědy | 1210-0250 | 2007–2010 | ústav AV ČR |
1.2 Aleph
Databáze článků Knihovny AV ČR je přístupná na adrese http://aleph20.lib.cas.cz/F/?func=file&file_name=find-b&local_base=KNAVA.
Systém Aleph je pro celou Akademii věd ČR provozován Knihovnou AV ČR. Každá ústavní knihovna, která se rozhodne Aleph používat, v něm má přidělenou svou bázi[1], případně báze. Do nich ukládá své záznamy. V KNAV jsou pro zpracování záznamů využívány tří báze KNA pro monografie, KNAVC pro seriály a KNAVA pro analytika.
Aleph je knihovní systém, který umožňuje vytvářet záznamy článků. Na rozdíl od systémů EPrints a Orbeon neumožňuje přidání plných textů.
Záznamy v Alephu jsou ukládány ve formátu MARC 21. Jsou zpracovány podle 2. revidovaného vydání Anglo-amerických katalogizačních pravidel (AACR2R) a bibliografického popisu definovaného Všeobecným mezinárodním standardním bibliografickým popisem (ISBD(G)). Metadatové záznamy splňují požadavky na rozsah záznamu podle standardu „Záznam pro soubornou databázi : MARC 21. Fyzicky nesamostatné části dokumentu. Tištěné monografie a seriály“. Zpracovávání analytických záznamů se řídí metodikou, která byla vypracována analytickým oddělením Národní knihovny ČR.
Schéma zpracování článků v systému Aleph znázorňuje obrázek 3.
Obrázek 3: Zpracování záznamů článků v systému Aleph
Báze KNAVA byla spuštěna v testovacím režimu v roce 2012. V ostrém provozu jsou v ní články zpracovávány od začátku roku 2013. Počátek zpracování článků v Alephu se pojí s účastí KNAV na projektu „Vytváření a obohacení záznamů článků pro databázi ANL“. Projektu se KNAV účastní od roku 2013 do současnosti (2014). Projekt je financován z programu Veřejné informační služby knihoven (VISK) 9/I Ministerstva kultury České republiky. Jedná se kooperační projekt krajských knihoven a KNAV. Hlavním požadavkem pro získání dotace z programu VISK je zasílání záznamů ve formátu MARC 21 do Souborného katalogu ČR, konkrétně do báze ANL. Dalším požadavkem je dodržování pravidel Souborného katalogu „Záznam pro soubornou databázi: MARC 21. Fyzicky nesamostatné části dokumentu. Tištěné monografie a seriály“, stanovených Národní knihovnou ČR. Vzhledem k požadavkům projektu bylo vyhodnoceno jako optimální řešení začít zpracovávat analytika v systému Aleph, který už byl dříve v KNAV využíván k bibliografickému zpracování seriálů a monografií.
Tituly časopisů pro zpracování v Alephu a odeslání do ANL jsou vybírány po konzultaci s koordinátorem celého projektu – Studijní a vědeckou knihovnou v Hradci Králové. Tím se zamezuje duplicitnímu zpracování ve spolupracujících knihovnách. Výhodou účasti na kooperačním projektu a přispívání do souborné databáze je možnost stahování záznamů z báze ANL do báze KNAVA. Záznamy článků z akademických časopisů, které v rámci kooperačního projektu zpracovávají ostatní knihovny, mohou být stahovány přes protokol Z39.50. Knihovny spolupracující na projektu, jsou povinné dodržovat stejný formát dat a stejná pravidla popisu. To při stahování záznamů zaručuje stejnou kvalitu a úroveň zpracování.
V roce 2013 bylo v Alephu KNAV zpracováno 5 100 záznamů z 52 titulů časopisů a stejný objem je plánován i pro letošní rok. Primární bylo souběžné zpracování roku vydání 2013. Následovalo retrospektivní zpracování od data vydání 2012 do 2009. V současné době je zpracováván hlavně rok vydání 2014 a pokračuje retrospektivní zpracování do roku 2009.
Zpracovanou retrospektivu jednotlivých titulů přehledně shrnuje tabulka 2. Většina časopisů zpracovávaných v Alephu je vydávána ústavy AV ČR. Čtyři časopisy změnily vydavatele už v průběhu roku 2013, ovšem jejich excerpce v zájmu zachování kontinuity zpracování pokračuje i nadále.
Tabulka 2: Tituly zpracované v systému Aleph
| Název | ISSN | Zpracované roky | Vydavatel |
| Acta onomastica | 1211-4413 | 2010–2013 | ústav AV ČR |
| Akademický bulletin | 1210-9525 | 2010–2013 | ústav AV ČR |
| Applications of Mathematics | 0862-7940 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Archiv orientální | 0044-8699 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Biologia plantarum | 0006-3134 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Byzantinoslavica | 0007-7712 | 2011–2013 | ústav AV ČR |
| Časopis pro moderní filologii | 0862-8459 | 2009–2013 | změna vydavatele |
| Časopis zdravotnického práva a bioetiky | 1804-8137 | 2011–2013 | ústav AV ČR |
| Česká literatura | 0009-0468 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Československá psychologie | 0009-062X | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Československý časopis pro fyziku | 0009-0700 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Český časopis historický | 0862-6111 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Český lid | 0009-0794 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Data a výzkum – SDA Info | 1802-8152 | 2009–2012 | ústav AV ČR |
| Echo | 1214-7982 | 2010–2013 | ústav AV ČR |
| Ergo | 1802-2006 | 2010–2013 | ústav AV ČR |
| Estetika | 0014-1291 | 2012–2013 | změna vydavatele |
| European Journal of Entomology | 1210-5759 | 2011–2013 | ústav AV ČR |
| Filosofický časopis | 0015-1831 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Folia Historica Bohemica | 0231-7494 | 2009–2013 | ústav AV ČR |
| Folia Parasitologica | 0015-5683 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Gender, rovné příležitosti, výzkum | 1213-0028 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Germanoslavica | 1210-9029 | 2009–2013 | ústav AV ČR |
| Historická demografie | 0323-0937 | 2009–2013 | ústav AV ČR |
| Historická geografie | 0323-0988 | 2010–2013 | ústav AV ČR |
| Hospodářské dějiny | 0231-7540 | 2009–2012 | ústav AV ČR |
| Hudební věda | 0018-7003 | 2012 | ústav AV ČR |
| Jemná mechanika a optika | 0447-6441 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Linguistica Pragensia | 0862-8432 | 2009–2012 | změna vydavatele |
| Listy filologické | 0024-4457 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Mathematica Bohemica | 0862-7959 | 2009–2013 | ústav AV ČR |
| Mediaevalia Historica Bohemica | 0862-979X | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Moderní dějiny | 1210-6860 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Naše řeč | 0027-8203 | 2009–2013 | ústav AV ČR |
| Naše společnost | 1214-438X | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Nový Orient | 0029-5302 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Photosynthetica | 0300-3604 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Physiological Research | 0862-8408 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Právník | 0231-6625 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Preslia | 0032-7786 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Přehled výzkumů | 1211-7250 | 2009–2012 | ústav AV ČR |
| Slavia | 0037-6736 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Slovanský přehled | 0037-6922 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Slovo a slovesnost | 0037-7031 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Sociologický časopis | 0038-0288 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Soudobé dějiny | 1210-7050 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Studia Geophysica et Geodaetica | 0039-3169 | 2010–2013 | změna vydavatele |
| Studia Mediaevalia Bohemica | 1804-0977 | 2009–2012 | ústav AV ČR |
| Studia Rudolphina | 1213-5372 | 2009–2013 | ústav AV ČR |
| Teorie vědy | 1210-0250 | 2010–2012 | ústav AV ČR |
| Umění | 0049-5123 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
| Živa | 0044-4812 | 2012–2013 | ústav AV ČR |
1.3 Orbeon
Orbeon je systém, který umožňuje vytvářet záznamy článků a přikládat k nim plné texty. Záznamy jsou v něm ukládány ve formátu MODS a jsou vytvářeny podle interních pravidel KNAV. Metadata do Orbeonu se vkládají přes webový formulář. V něm také probíhá přidávání plných textů.
Zpracování v tomto systému začalo v KNAV v roce 2011 (zkušební provoz), resp. 2012 (ostrý provoz). V roce 2012 byly záznamy z Orbeonu posílány do databáze ANL+, kde byly doplněny o vybraná jmenná a věcná metadata a poslány do báze ANL. V roce 2012 bylo takto vytvořeno 6 830 záznamů článků. V následujícím roce 2013 zpracování v Orbeonu pomalu ustávalo, jak jej postupně nahrazoval Aleph. Vytvořeno bylo pouze 3 739 záznamů. Za první polovinu roku 2014 bylo vytvořeno pouze 197 záznamů.
Celkem je v Orbeonu zpracováno 43 titulů, z toho 39 jsou akademické časopisy, tři změnily v roce 2013 vydavatele a už nejsou akademické a jeden má externího vydavatele. Zpracovanou retrospektivu jednotlivých titulů přehledně shrnuje tabulka 3.
Záznamy ani plné texty vytvořené v Orbeonu nejsou přístupné pro uživatele. Počítá se s jejich exportem do systému Kramerius a jejich zveřejněním prostřednictvím tohoto systému.
Tabulka 3: Tituly zpracované v systému Orbeon
| Název | ISSN | Zpracované roky | Vydavatel |
| Acta Technica | 0001-7043 | 2008–2012 | ústav AV ČR |
| Akademický bulletin | 1210-9525 | 2011–2012 | ústav AV ČR |
| Applications of Mathematics | 0862-7940 | 2011 | ústav AV ČR |
| Archeologické rozhledy | 0323-1267 | 2005–2011 | ústav AV ČR |
| Archiv orientální | 0044-8699 | 2011 | ústav AV ČR |
| Biologia Plantarum | 0006-3134 | 2011 | ústav AV ČR |
| Byzantinoslavica | 0007-7712 | 2011 | ústav AV ČR |
| Časopis pro moderní filologii | 0862-8459 | 2011 | změna vydavatele |
| Časopis zdravotnického práva a bioetiky | 1804-8137 | 2011–2012 | ústav AV ČR |
| Česká literatura | 0009-0468 | 2011 | ústav AV ČR |
| Československá psychologie | 0009-062X | 2011 | ústav AV ČR |
| Československý časopis pro fyziku | 0009-0700 | 2011 | ústav AV ČR |
| Český časopis historický | 0862-6111 | 2011 | ústav AV ČR |
| European Journal of Entomology | 1210-5759 | 2010–2011 | ústav AV ČR |
| Filosofický časopis | 0015-1831 | 2011 | ústav AV ČR |
| Folia Historica Bohemica | 0231-7494 | 2011 | ústav AV ČR |
| Folia Parasitologica | 0015-5683 | 2011 | ústav AV ČR |
| Folia Zoologica | 0139-7893 | 2002–2013 | ústav AV ČR |
| Gender, rovné příležitosti, výzkum | 1213-0028 | 2011 | ústav AV ČR |
| Germanoslavica | 1210-9029 | 2011 | ústav AV ČR |
| Historická geografie | 0323-0988 | 2011–2012 | ústav AV ČR |
| Hospodářské dějiny | 0231-7540 | 2011 | ústav AV ČR |
| Hudební věda | 0018-7003 | 2011 | ústav AV ČR |
| Linguistica Pragensia | 0862-8432 | 2011 | změna vydavatele |
| Listy filologické | 0024-4457 | 2011 | ústav AV ČR |
| Mathematica Bohemica | 0862-7959 | 2011 | ústav AV ČR |
| Mediaevalia Historica Bohemica | 0862-979X | 2011 | ústav AV ČR |
| Moderní dějiny | 1210-6860 | 2011–2012 | ústav AV ČR |
| Naše řeč | 0027-8203 | 2011 | ústav AV ČR |
| Naše společnost | 1214-438X | 2011 | ústav AV ČR |
| Nový Orient | 0029-5302 | 2011 | ústav AV ČR |
| Photosynthetica | 0300-3604 | 2011 | ústav AV ČR |
| Physiological Research | 0862-8408 | 2011 | ústav AV ČR |
| Právník | 0231-6625 | 2005–2013 | ústav AV ČR |
| Preslia | 0032-7786 | 2004–2011 | ústav AV ČR |
| Slavia | 0037-6736 | 2011 | ústav AV ČR |
| Slovanský přehled | 0037-6922 | 2011 | ústav AV ČR |
| Soudobé dějiny | 1210-7050 | 2004–2011 | ústav AV ČR |
| Studia Geophysica et Geodaetica | 0039-3169 | 2011 | změna vydavatele |
| Studia Rudolphina | 1213-5372 | 2011 | ústav AV ČR |
| Theatralia | 1803-845X | 2009–2013 | externí subjekt |
| Umění | 0049-5123 | 2008–2012 | ústav AV ČR |
| Živa | 0044-4812 | 2003–2011 | ústav AV ČR |
1.4. Kramerius
Systém Kramerius je přístupný na adrese https://kramerius.lib.cas.cz.
Ročníky akademických časopisů vydané před rokem 2005 jsou digitalizovány v Digitalizačním centru KNAV. Časopisy jsou skenovány po jednotlivých stránkách a ty jsou přiřazovány k jednotlivým titulům a jejich ročníkům a číslům. Metadatové záznamy tedy existují na úrovni jednotlivých titulů, ročníků, čísel a stránek, nikoliv na úrovni jednotlivých článků. Systém Kramerius slouží především k uložení a zpřístupnění plných textů digitalizovaných dokumentů a metadatových záznamů.
Popisná metadata jsou v systému Kramerius ukládána ve formátu MODS a splňují metadatovou specifikaci Národní digitální knihovny (NDK) a Pravidla pro popis periodik NDK.
[1] Knihovní systém Aleph používá jednu fyzickou bázi, která je v KNAV z důvodu snazší správy rozdělena na více logických bází.