Povinné odevzdávání elektronických dokumentů
Za účelem shromažďování a dlouhodobé archivace elektronických publikací vydaných pracovišti AV ČR mají jednotlivá pracoviště AV ČR povinnost předávat elektronické publikace Knihovně AV ČR. Tato povinnost je stanovena v hromadných dopisech člena Akademické rady AV ČR č. 5/2018 a č.18/2008.
Povinnost předat PDF verzi se vztahuje na všechny monografie bez ohledu na to, zda vyšly také v tištěné podobě. Pokud již Knihovně AV ČR předáváte povinný výtisk knihy v papírové formě, je nutné dodat i její elektronickou verzi.
Uzavření licenční smlouvy
Pro předání elektronických dokumentů je nutné mezi KNAV a příslušným pracovištěm uzavřít rámcovou licenční smlouvu. Na základě této smlouvy je následně při předání elektronických publikací vytvořena licenční smlouva specifikující předávané dokumenty a způsob jejich zpřístupnění v Digitální knihovně AV ČR.
Licenční smlouvu uzavírá pracoviště AV ČR jako vydavatel/instituce, nikoliv jednotliví autoři. Před podpisem smlouvy je nutné, aby pracoviště mělo vyřešená autorská práva se všemi autory (zaměstnanecká díla i externí přispěvatele), zejména pokud má být dílo zpřístupněno volně na internetu.
U jednotlivých titulů lze kombinovat různé režimy zpřístupnění v digitální knihovně – některé mohou být volně dostupné na internetu, jiné pouze na terminálech ve studovně KNAV. Možné jsou tyto varianty:
- Pouze na místě samém (počítačích ve studovně KNAV),
- pro čtenáře KNAV a zaměstnance daného pracoviště AV ČR,
- pro všechna pracoviště AV ČR,
- volně bez omezení prostřednictvím internetu,
- pouze na místě samém po sjednanou dobu (embargo) a dále volně.
Předávání elektronických publikací
Předávání elektronických publikací je možné provádět průběžně nebo např. jen jednou ročně. Dokumenty je nejlepší zasílat ve formátu PDF/A nebo EPUB a pokud je to možné, v kompletním stavu. Doporučena je služba FileSender (návod ZDE). Pro zpracování a zpřístupnění dokumentů je vhodné počítat s časovou rezervou alespoň 3 týdny od předání finálních podkladů.
Pro pracoviště vydávající pravidelně tituly v rámci stejné ediční řady nabízíme možnost uzavřít jednu hromadnou licenční smlouvu. Ta pokryje všechny dosavadní i budoucí tituly edice, které pak lze průběžně doplňovat bez nutnosti uzavírat další smlouvy.
Postup předání krok za krokem
Kontaktujte Oddělení pro digitální knihovnu – na e-mailu dlib@lib.cas.cz si vyžádejte vzor licenční smlouvy.
Vyplňte a podepište smlouvu – uveďte seznam předávaných titulů a zvolte způsob zpřístupnění pro každý z nich.
Zašlete PDF soubory – dokumenty nahrajte přes službu FileSender.
Zpracování v KNAV – po zpracování budou tituly zpřístupněny v Digitální knihovně AV ČR.
Zpřístupnění v digitální knihovně
Předané dokumenty jsou zpřístupněny v Digitální knihovně AV ČR, kde je pro ně možné také po domluvě zřídit virtuální sbírky. Zároveň jsou uloženy v systému pro dlouhodobé uchování (LTP), který zajišťuje jejich trvalou dostupnost a autenticitu.
Pracoviště mohou ze svých webů odkazovat na konkrétní tituly v Digitální knihovně – například v rámci prezentace Open Access publikací nebo edičních řad.
Monografiím a sborníkům je možné v rámci zpracování po domluvě přidělit DOI identifikátor.
Co získáte předáním publikací
- Dlouhodobá dostupnost: Digitální knihovna AV ČR a na ni napojený LTP systém garantuje, že publikace zůstanou přístupné i v budoucnu a jsou chráněny proti ztrátě, poškození nebo zastarání formátů.
- Vyšší viditelnost: Publikace jsou dohledatelné prostřednictvím Digitální knihovny AV ČR, běžných webových vyhledávačů, portálu Knihovny.cz a dále jsou zahrnuty do České digitální knihovny a odtud agregovány do evropské Europeany.
- Centrální archiv Akademie věd: Digitální knihovna AV ČR slouží jako jednotné místo pro uchování a zpřístupnění vědecké produkce všech pracovišť AV ČR.
Kontakt
V případě jakýchkoliv dotazů nebo žádosti o zaslání vzoru smlouvy se neváhejte obrátit přímo na Oddělení pro digitální knihovnu: dlib@lib.cas.cz, případně na telefony: 221 403 253 / 221 403 264.